現代人如何有系統地管理自己的大小事?

生活和工作中想做的事情好多，我們該如何管理它們呢?

2017 年開始我陸續學習個人專案管理的知識，包含閱讀電腦玩物站長 Esor 的文章、看李長太老師的 Omnifocus 教學影片。5 年過去了也累積了一些心得。

市面上的專案/任務管理軟體工具很多，但我發現:

如果不了解專案管理背後的核心概念，用任何工具到最後還是一團亂。

因此我思考：自己是如何管理生活與工作中的大小專案呢？

有 3 個重點：

1. 了解專案、任務、行動的結構
2. 熟悉個人專案管理的概念
3. 分享我的個人專案管理經驗

以下的內容不限制於特定的數位工具。

重點 1. 了解專案與任務的結構

「專案」是由多個「任務」組合而成。

在管理個人專案時，從上到下只需要分成 3 層結構

• 專案：須完成 1+ 個任務，有明確的目標與死限。
• 任務：具體可執行的行動。如果 1 個任務包含(1)1+個行動 (2)預估執行時間>30分鐘，則要拆成行動。
• 行動：個人專案中的最小單位，可在 30 分鐘內執行完畢。

要做事情時，先思考它屬於哪一層結構。

依據結構採取不同動作

• 專案：先釐清目標與死限，再拆分成多個任務。
• 任務：思考可在 30 分鐘做完嗎？如果不能，拆成 1+ 個行動。
• 行動：安排在待辦清單上，按照時間去做。

寫成數學公式的話:

專案
= 任務 + 任務 + ...
= 任務 + (行動+行動) + ...

重點 2. 個人專案管理的 3 個重要概念

「個人專案管理」不需要用到「企業專案管理」的複雜技巧，但有許多概念是通用的。

我歸類成 3 個:

1. 想成果
2. 找源頭
3. 留彈性

概念 1: 想成果

在建立新專案時，第一件事情就是要思考:

這個專案想產出什麼成果?

具體來說有以下 3 項 ^[1]

• 為誰而做: 這個任務的成果是要滿足誰？
• 為何而做: 為了什麼目的而需要做這個任務？
• 何時要做: 什麼時候要做？預計何時結束?

很多時候做專案都是一股衝勁，但思考這 3 題後會發現: 現在根本不需要做這個專案啊！

概念 2: 找源頭

當腦中有一個念頭時，先思考該放到哪個專案下方。

例如：

• 「我明年想開始做文章訂閱制」，要放到「事業專案」下
• 「我明年想和老婆去義大利旅行」，要放到「生活專案」下
• 「我明年想要學習 Javascript」，要放到「學習專案」下

「專案」就是念頭的根，每一個念頭都要歸屬到特定專案下 (源頭)。

如果專案

• 還不存在: 先用「概念 1：想成果」 檢查是否值得去做，若值得就建立一個新專案
• 已經存在: 將念頭放到現有專案的內容中，成為任務

例如:「我明年想開始做文章訂閱制 (簡稱 A 專案)」還不存在，我就會新建立一個專案 ; 「研究文章訂閱制可以用哪些服務」屬於「A 專案」的任務，則放到 A 專案中。

概念 3: 留彈性

個人專案的變動性極大，需要保有高度的彈性。

「滾動式規劃」是一種規劃技術，非常適合用在個人專案管理。核心精神就 16 個字:

近期詳盡，遠期粗略，滾動規劃，留下餘地。^[2]

以我在 2022 年的規劃舉例:

• 年初時我打算研究 WordPress 的 Kadence 套件，目標是架設新個人網站。
• 但 Q1, Q2 我都專注準備個人讀書會，包含選書策略與 ACCUPASS 活動頁面設定。架站專案我只先寫下目標，完全沒寫細項
• Q3 時我的好友 Max 推薦我可以使用 Ghost 服務架站—兼具會員管理 + 電子報 + 快速套版。最後我放棄 WordPress，直接採用 Ghost。

訣竅: 詳細規劃「近期專案」的執行細節，粗略寫下「遠期專案」的目標與預期成果。

多出來的時間就拿來當緩衝與休閒。

重點 3. 分享我的個人專案管理經驗

人生階段的不同，個人專案管理的方法也不同。

下面是我近 2 年來的犯錯與經驗總結:

• 找個人母題： 先決定今年要提升的領域，再去規劃要執行的專案。^[3]
• 別過度工作： 套用「滾動式規劃」的概念，替自己保留時間餘裕。
• 變化很正常： 現實的變化很難預測，必須隨時新增、調整、放棄專案，

重要的是時時覆盤。可以用日記、週記、月檢視、季檢視、年度檢視來觀察現況，一有變化立刻調整專案的優先順序。

最後: 生活和工作中想做的事情好多，我們該如何管理它們呢?

🎯 你可以應用這篇文章中的

1. 結構: 專案、任務、行動
2. 概念: 想成果、找源頭、留彈性
3. 經驗: 找個人母題、別過度工作、變化很正常